Leitfaden Microsoft 365 Lizenzvergabe - Stand bis 16. April 2021

Nachfolgend wird erläutert, welche Personen (UZH Angehörige und Externe) Anspruch auf eine O365-Lizenz haben und wie die Vergabe derselbigen erfolgt. Der Leitfaden soll bezüglich O365-Lizenzvergabe Klarheit schaffen.

	Mitarbeitende		Studierende		Externe *2		Gäste
	Angestellt an der UZH, unabhängig von Pensum und Art der Anstellung		Eingeschrieben an der UZH, ausser Auditoren sowie DAS/CAS-Studierende		Externe, die im Auftrag und im Namen der UZH arbeiten (keine andere Nutzung der Lizenzen)		Alle, die zu keiner der anderen Gruppen gehören
Microsoft 365 A1
Microsoft 365 A3 *1
Visio Plan 2
Project Plan 3
Kundenlockbox
Andere Pläne, AddOns

Die Lizenzbeschaffung erfolgt zentral über die Zentrale Informatik (Abteilung IT-Infrastruktur), die Lizenzzuordnung erfolgt im Active Directory automatisch () oder manuell durch die IT-Verantwortlichen (|). Andere Pläne und Add-Ons müssen vorher von den IT-Verantwortlichen bei mslicensing@zi.uzh.ch angefragt werden (). Die Kosten für manuell zugeordnete Lizenzen werden den Instituten verrechnet. Die sonstige Vergabe von Lizenzen ist nicht erlaubt ().

Eine O365-Lizenz der UZH erhalten nachfolgende Gruppen:

• Studierende (eingeschrieben an der UZH)
• Mitarbeitende (angestellt an der UZH, unabhängig von Pensum und Art der Anstellung)
• Externe, die im Auftrag und im Namen der UZH arbeiten (alle anderen Nutzungen ausgenommen)

• Auditoren
• DAS/CAS-Studierende

• Externe, die bereits ein O365-Account haben, können mit der UZH kollaborieren, sofern ihre Organisation Federation zulässt (falls Teams/Skype for Business "gegen aussen" offen ist)
• Externe können auch als Gast eingeladen werden. Der Einladungslink kann mehrmals verwendet werden.
   - Sofern sie über ein Microsoft-Konto verfügen, erfolgt das Login über dieses Konto.
   - Wenn sie kein Microsoft-Konto besitzen, wird ihnen ein Zugangscode an ihre E-Mail Adresse geschickt. (siehe Videoanleitung einsehbar nur für UZH Angehörige)
• Nutzende, die noch keine O365-Lizenz haben, können sich eine O365-Lizenz über ihre private E-Mail Adresse auf https://office.com beschaffen und in der Folge als Gast teilnehmen.

• Die Zuweisung von O365-Lizenzen für Studierende und Mitarbeitende an der UZH erfolgt automatisch auf Basis der Erfassung in den SAP-Systemen. (analog "onboarding E-Mail" der Zentralen Informatik)

Visio und Project bieten wir ausschliesslich Mitarbeitenden der UZH an (welche als Mitarbeitende in SAP geführt sind).

• ZDU: Bestellung über eOrder Webshop
• Institute: Anlaufstelle sind die jeweiligen IT-Verantwortlichen der Institute

Für die Zuweisung einer O365-Lizenz ist eine UZH ID im Identity Management mit AD-Account und E-Mail-Kollaboration-Account notwendig. Lizenzen für Externe sind immer über die jeweiligen IT-Verantwortlichen anzufragen. Die IT-Verantwortlichen sind für die konforme Vergabe sowie für die entstehenden Kosten zuständig. Hierbei unterscheiden wir zwischen Externe mit einem Lehrauftrag und anderen externen Mitarbeitenden. Letztere erhalten nur die Online Produkte für die Zusammenarbeit mit der UZH.

• ZDU: Bestellung über eOrder Webshop
• Institute: Anlaufstelle sind die jeweiligen IT-Verantwortlichen der Institute

Die O365 Lizenzbeschaffung erfolgt zentral über die Zentrale Informatik (IT-Infrastruktur), die Lizenzzuordnung erfolgt im Active Directory durch die IT-Verantwortlichen. Die Kosten für Lizenzen an Externe werden den Instituten verrechnet. Bei lizenztechnischen Unsicherheiten können sich die IT-Verantwortlichen an mslicensing@zi.uzh.ch wenden.