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Zentrale Informatik

Leitfaden Microsoft 365 Lizenzvergabe

Achtung: Die Lizenzierung ändert sich ab 16. April 2021. Untenstehend finden Sie die neuen Informationen gültig ab diesem Stichdatum. Sollten Sie zu Referenzzwecken die bisher gültigen Informationen (gültig 2020 bis 16. April 2021) benötigen, finden Sie diese hier.

Nachfolgend wird erläutert, welche Personen (UZH Angehörige und Externe) Anspruch auf eine Microsoft 365-Lizenz haben und wie die Vergabe der Lizenzen erfolgt. Der Leitfaden soll bezüglich Microsoft 365-Lizenzvergabe Klarheit schaffen.

Übersicht

Mitarbeitende und Professuren Administratives und technisches Personal, wissenschaftliche Mitarbeitende und Funktionen
Andere/Sonstige Mitarbeitende Lehrpersonen und Mitarbeitende im Stundenlohn
Studierende Immatrikulierte Studierende der UZH
Externe *1 Externe, die im Auftrag und im Namen der UZH arbeiten (keine andere Nutzung der Lizenzen)
Gäste *2 Alle, die zu keiner der anderen Gruppen gehören (z.B. Externe, Auditoren,  DAS/CAS-Studierende)
  Mitarbeitende und Professuren Andere/Sonstige
Mitarbeitende		 Studierende Externe *1 Gäste *2
Microsoft 365 A5 Automatische Lizenzzuordnung Manuelle Lizenzzuordnung Nicht erlaubt Nicht erlaubt Nicht erlaubt
Microsoft 365 A5 (Student benefits) Nicht erlaubt Nicht erlaubt Automatische Lizenzzuordnung Nicht erlaubt Nicht erlaubt
Microsoft 365 A1, OPP, EMS E3 Nicht erlaubt Automatische Lizenzzuordnung Nicht erlaubt Manuelle Lizenzzuordnung Nicht erlaubt
Visio Plan 2 Manuelle Lizenzzuordnung Manuelle Lizenzzuordnung Nicht erlaubt Nicht erlaubt Nicht erlaubt
Project Plan 3 Manuelle Lizenzzuordnung Manuelle Lizenzzuordnung Nicht erlaubt Nicht erlaubt Nicht erlaubt
Kundenlockbox Automatische Lizenzzuordnung Manuelle Lizenzzuordnung Nicht erlaubt Nicht erlaubt Nicht erlaubt
Andere Pläne Manuelle Lizenzzuordung, vorgängige Anfrage bei mslicensing@zi.uzh.ch Manuelle Lizenzzuordung, vorgängige Anfrage bei mslicensing@zi.uzh.ch Manuelle Lizenzzuordung, vorgängige Anfrage bei mslicensing@zi.uzh.ch Manuelle Lizenzzuordung, vorgängige Anfrage bei mslicensing@zi.uzh.ch Nicht erlaubt
*1  Für die Freischaltung ist eine UZH ID im Identity Management mit AD-Account und E-Mail-Kollaborations-Account notwendig.
*2  Für die Mitarbeit von Externen in Teams können diese über ihre extene E-Mailadresse als Gäste eingeladen werden. Die Eingeladenen erhalten in dem individuellen Team (fast) die gleichen Berechtigungen wie interne Team-Mitglieder, benötigen hierfür jedoch weder ein internes Konto noch eine Lizenz.

Die Lizenzbeschaffung erfolgt zentral über die Zentrale Informatik (Abteilung IT-Infrastruktur), die Lizenzzuordnung erfolgt im Active Directory ...

Automatische Lizenzzuordnung automatisch oder ...
Manuelle Lizenzzuordnung manuell durch die IT-Verantwortlichen.
Manuelle Lizenzzuordung, vorgängige Anfrage bei mslicensing@zi.uzh.ch Andere Pläne und Add-Ons müssen vorher von den IT-Verantwortlichen bei mslicensing@zi.uzh.ch angefragt werden. Die Kosten für manuell zugeordnete Lizenzen werden den Instituten verrechnet.
Nicht erlaubt Die sonstige Vergabe von Lizenzen ist nicht erlaubt.

Vergleich der verfügbaren Microsoft Lizenzbundles

Wer kann eine Microsoft 365-Lizenz der UZH erhalten?

Eine Microsoft 365-Lizenz der UZH erhalten nachfolgende Gruppen:

  • Studierende (eingeschrieben an der UZH)
  • Mitarbeitende (angestellt an der UZH, unabhängig von Pensum und Art der Anstellung)
  • Mitarbeitende mit einem laufenden Studium an der UZH werden als Studierende lizenziert. Falls die Student Benefit Lizenzen nicht ausreichen, können manuell zusätzliche Lizenzen vergeben werden.
  • Externe, die im Auftrag und im Namen der UZH arbeiten (alle anderen Nutzungen ausgenommen)

Wer erhält keine Microsoft 365-Lizenz von der UZH? (Stand 9. April 2021)

  • Auditoren
  • DAS/CAS-Studierende

Weiterführende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit mit Externen, die nicht berechtigt sind für eine Microsoft 365-Lizenz der UZH

  • Externe können über dieses Formular zu einzelnen Teams-Meetings bzw. Teams-Meeting-Serien als Gast eingeladen werden.
  • Externe, die bereits ein Microsoft 365-Account haben, können mit der UZH kollaborieren, sofern ihre Organisation Federation zulässt (falls Teams/Skype for Business "gegen aussen" offen ist)
  • Externe können auch als Gast eingeladen werden. Der Einladungslink kann mehrmals verwendet werden.
     - Sofern sie über ein Microsoft-Konto verfügen, erfolgt das Login über dieses Konto.
     - Wenn sie kein Microsoft-Konto besitzen, wird ihnen ein Zugangscode an ihre E-Mail Adresse geschickt. (siehe Videoanleitung einsehbar nur für UZH Angehörige)
  • Nutzende, die noch keine Microsoft 365-Lizenz haben, können sich eine Microsoft 365-Lizenz über ihre private E-Mail Adresse auf https://office.com beschaffen und in der Folge als Gast teilnehmen.

Prozess zur Vergabe von Microsoft 365-Lizenzen für Studierende und Mitarbeitende

  • Die Zuweisung von Microsoft 365-Lizenzen für Studierende und Mitarbeitende an der UZH erfolgt automatisch auf Basis der Erfassung in den SAP-Systemen. (analog "onboarding E-Mail" der Zentralen Informatik)

Prozess zur Vergabe von Visio und Project Lizenzen

Visio und Project bieten wir ausschliesslich Mitarbeitenden der UZH an (welche als Mitarbeitende in SAP geführt sind).

  • ZDU: Bestellung über das Softwareportal (siehe auch Anleitung)
  • Institute: Anlaufstelle sind die jeweiligen IT-Verantwortlichen der Institute

Prozess zur Vergabe von Microsoft 365-Lizenzen an Externe

Für die Zuweisung einer Microsoft 365-Lizenz ist eine UZH ID im Identity Management mit AD-Account und E-Mail-Kollaboration-Account notwendig. Lizenzen für Externe sind immer über die jeweiligen IT-Verantwortlichen anzufragen. Die IT-Verantwortlichen sind für die konforme Vergabe sowie für die entstehenden Kosten zuständig. Hierbei unterscheiden wir zwischen Externe mit einem Lehrauftrag und anderen externen Mitarbeitenden. Letztere erhalten nur die Online Produkte für die Zusammenarbeit mit der UZH.

  • ZDU: Bestellung über Softwareportal (siehe auch Anleitung)
  • Institute: Anlaufstelle sind die jeweiligen IT-Verantwortlichen der Institute

 

Die Microsoft 365 Lizenzbeschaffung erfolgt zentral über die Zentrale Informatik (IT-Infrastruktur), die Lizenzzuordnung erfolgt im Active Directory durch die IT-Verantwortlichen. Die Kosten für Lizenzen an Externe werden den Instituten verrechnet. Bei lizenztechnischen Unsicherheiten können sich die IT-Verantwortlichen an mslicensing@zi.uzh.ch wenden.