Mitarbeiter - Austritt

Das Life Cycle Management (LCM) befasst sich mit dem Lebenszyklus eines Benutzers oder einer Funktion im Identity Manager. Bei einer ordentlichen Anstellung wird in der Regel 30 Tage vor dem ersten Arbeitstag ein Automatismus ausgelöst, welcher in der Folge die Person im Identity Manager erstellt und die Konti eröffnet. Bei Austritt werden alle Benutzerkonti nach 7 Tagen deaktiviert (inaktiv gesetzt) und nach 30 Tagen gelöscht. Manuell erstellte Personen haben eine Lebensdauer von 6 Monaten, danach muss der IT-Verantwortliche verlängern, damit der Benutzer weiterhin Zugang hat. Wird die Laufzeit der manuellen Person nicht verlängert, erhält der Benutzer wie bei der automatischen Person eine E-Mail zur Information und nach 30 Tagen werden die Konti gelöscht. Die Personen werden im Identity Manager archiviert und sind für IT-Verantwortlichen nicht sichtbar.

Wenn ein Mitarbeiter keine Anstellung mehr hat oder ein Student exmatrikuliert ist, wird das Life Cycle Management aktiviert. Die Person bekommt eine E-Mail, welche informiert, dass der Prozess des LCM gestartet wird. Unternimmt sie nichts, werden alle Konti deaktiviert. Arbeitet eine Person unabhängig von ihrer Immatrikulation oder Anstellung weiterhin an einem Institut oder zentralen Dienst, so muss diese neu manuell verwaltet werden, wenn der Zugang nicht verloren gehen soll. Dazu muss sich die Person an den IT-Verantwortlichen des Instituts wenden.

Studierende erhalten 4 Monate nach der Exmatrikulation und Mitarbeitende an Ihrem Arbeitsende eine Information per E-Mail, dass alle Konti inklusive E-Mailkonto nach 7 Tagen deaktiviert werden.

Eventuelle Weiterleitungen und Abwesenheitsmeldungen funktionieren nach der Deaktivierung nicht mehr und es ist auch kein Zugriff mehr auf die E-Maildaten möglich. 30 Tage nach der Deaktivierung werden die Konti und deren Daten endgültig gelöscht.

Vor der Löschung können die IT-Verantwortlichen der Institute die Person im Identity Manager  manuell reaktivieren oder verlängern.