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Frage: Wie finde ich die früheren SAP-Applikationen wie ADR, APIS, STU etc. im SAP-System (P22)?
Geben Sie bei den Benutzervorgaben im Reiter Festwerte im Feld Startmenu den Transaktionscode ZPIQMN ein und speichern Sie die Änderungen ab.
Beim Einstieg ins SAP-System P22 finden Sie nun die bisherigen Applikationen wie zum Beispiel die Adress- oder Studierendenverwaltung etc. im untersten Ordner (Universität Zürich Verwaltung).
Frage: Warum kann ich beim Anlegen eines Studiengangs, einer Modulgruppe, eines Studienmoduls oder eines Veranstaltungstyps die angezeigten Datenfelder nicht ausfüllen?
Antwort: Kontrollieren Sie, ob das entsprechende Datenfeld eingabebereit ist (weisser Hintergrund bedeutet «eingabebereit», grauer Hintergrund bedeutet «nicht eingabebereit»).
Wurde während des Anlegens eines SLCM-Objektes des Objekttyps Studiengang (SC), Modulgruppe (CG), Studienmodul (SM) oder Veranstaltungstyp (D) die Datenfreigabe-Taste (Enter-Taste) gedrückt, so prüft das SAP-System, ob alle Mussfelder gepflegt wurden.
Befinden Sie sich auf einem Register (SAP-Begriff: Infotyp), in welchem die Datenfelder nicht eingabebereit sind, so bedeutet dies, dass es in anderen Registern Mussfelder gibt, die noch nicht ausgefüllt wurden. Durch erneutes Drücken der Enter-Taste springt das SAP-System auf das erste Register, in welchem ein Mussdatenfeld noch keinen Eintrag hat. Dieses muss zuerst ausgefüllt und mit der Enter-Taste quittiert werden. Danach springt das SAP-System auf das nächste Register, in welchem ein Mussfeld noch keinen Eintrag erhalten hat (bis alle Mussfelder ausgefüllt und mit der Enter-Taste quittiert wurden). Erst dann sind in den verbleibenden Registern die restlichen Datenfelder eingabebereit.
Vergessen Sie nicht, vor dem Verlassen der Transaktion zum Anlegen eines SLCM-Objektes die Daten zu sichern (durch Drücken des Disketten-Symbols in der Systemfunktionsleiste).
Frage: Wie lautet das korrekte Kürzel für meine Module (SM-Objekte) und Veranstaltungstypen (D-Objekte)?
Antwort: Sie können im Kürzelfeld ein maximal zwölf Zeichen umfassendes, alphanummerisches Kürzel eingeben.
Es gilt universitätsweit die Regelung, dass die ersten vier Stellen dieses Kürzels für die ganze Universität, d.h. für sämtliche Fakultäten, nach einem einheitlichen Prinzip gebildet werden, und zwar wie folgt:
Für Module (SM-Objekte) gilt:
xxSMyyyyyyyy
Für Veranstaltungstypen (D-Objekte) sowie Veranstaltungen (E-Objekte) gilt:
xxaayyyyyyyy
xx steht im Falle von SM-, D- und E-Objekten für die Fakultätsnummer:
TRF=01, RWF=02, WWF=03, MeF=04, VSF=05, PhF=06, MNF=07, HLM=20, HLBS=21, Sprachenzentrum=30, PHZH=80.
Die beiden mit aa bezeichneten Zeichen geben im Falle von D und E über die Form der Veranstaltung Auskunft:
Vorlesung=VL, Übung=UE, Vorlesung mit integrierter Übung=VU, Proseminar=PS, Seminar=SE, Kolloquium=KO, Praktikum=PR, Selbststudium=SS, Prüfung=PF, Sprachkurs=SK, Sprachlabor=SL, Sonstiges=SO.
Den Verwendungszweck der mit yyyyyyyy bezeichneten Stellen 5 bis 8 wird für jede Fakultät durch die jeweilige SLCM-Betreuerin oder den jeweiligen SLCM-Betreuer festgelegt, an die Sie sich auch wenden können, falls Sie Fragen bezüglich der Stellen 5 bis 8 im Kürzel haben.
Beispiele:
03SM_3000_01
02VL_Einf_RG
Frage: Wieso finde ich die Studienmodule, die erfasst wurden, nicht im Modulkatalog?
Antwort: Je nachdem, für welche Zeitperiode die entsprechenden SLCM-Objekte gültig sind, werden sie im Katalog angezeigt oder nicht.
Kontrollieren Sie das eingestellte Stichdatum und stellen Sie es entsprechend ein. Die angezeigten Einträge beziehen sich immer auf das eingestellte Stichdatum. Möchten Sie die Studienmodule sehen, die in einem bestimmten Semester angeboten werden, so stellen Sie das Stichdatum auf das entsprechende akademische Jahr und die akademische Periode ein (z.B. Frühlingssemester 2012).
Frage: An wen kann ich mich als Fachreferentin oder Fachreferent wenden, wenn ich Fragen zu SAP SLCM habe?
Antwort: Gemäss dem SAP-Supportkonzept der Universität Zürich sind für sämtliche Fachreferentinnen und Fachreferenten die SLCM-Betreuerinnen und -Betreuer in den Fakultäten die erste Ansprechperson.
Frage: Warum erscheint eine Fehlermeldung beim nachträglichen Anlegen einer Verknüpfung?
Antwort: Wenn Sie ein Objekt (z.B. des Typs SM oder D) einmal angelegt und gespeichert haben und dann nachträglich noch eine weitere Verknüpfung anlegen wollen, so müssen Sie den Gültigkeitszeitraum der neu anzulegenden Verknüpfung manuell anpassen, sofern das Objekt B, zu dem Sie die Verknüpfung anlegen möchten, einen späteren Gültigkeitsbeginn aufweist als das Objekt A, von dem aus Sie die Verknüpfung anlegen möchten. Die in der Frage erwähnte Fehlermeldung macht Sie nun eben auf den im Vergleich zum Objekt A späteren Gültigkeitsbeginn des Objekts B aufmerksam.
Damit Sie die Verknüpfung gleichwohl anlegen können, müssen Sie den Gültigkeitsbeginn der Verknüpfung an den in der Fehlermeldung genannten Gültigkeitsbeginn des Objekts B anpassen. Nachdem Sie den Gültigkeitsbeginn angepasst haben, können Sie die neue Verknüpfung erfolgreich abspeichern.
Frage: Weshalb kann ich beim Verknüpfen eines SC-Objekts (Studiengang) mit einem O-Objekt (Organisationseinheit) die ausgewählte Organisationseinheit nicht abspeichern, obwohl ich den Gültigkeitszeitraum auf 01.01.1980 bis 31.12.9999 gesetzt habe?
Antwort: Studiengänge (SC) und Studienmodule (SM) müssen bei der Universität Zürich mit einer Organisationseinheit (O) verknüpft werden. Die meisten O-Objekte sind mit Beginndatum 01.01.1980 angelegt. Es gibt aber Institute/Seminare, die erst später dazugekommen sind und deshalb ein neueres Beginndatum haben (z.B. 01.08.2012).
Um herauszufinden, ab wann das jeweilige O-Objekt gültig ist, kann man die O-Objekte wie gewohnt über einen der drei Reiter der Suchhilfe (Suchbegriff; Struktursuche; Kürzel und Bezeichnung) suchen.
Wenn ein O-Objekt nicht mit Beginndatum 01.01.1980 angelegt wurde, erscheint beim Versuch, die Verknüpfung zum SLCM-Objekt zu speichern, die Fehlermeldung: «Das Objekt xy existiert nur von ... bis ...».
Ersetzen Sie bei «Gültigkeit» das Beginndatum mit dem in der Fehlermeldung angezeigten Datum und drücken Sie erneut den Button «Speichern» (Disketten-Symbol).
Frage: Wie kann ich ein Studienmodul kopieren?
Antwort: Um ein Studienmodul (SM-Objekt) kopieren zu können, darf man die Vorlage nicht über die Suchhilfe «Bezeichnung» suchen, da so die Funktion «Anlegen mit Vorlage» (=kopieren) nicht funktioniert.
Der vorläufig beste Weg ist auf dem Printscreen erklärt:
Frage: Kann ich im Feld «Erweiterung Veranst.text» nur den restlichen Teil der Bezeichnung hineinschreiben, der im Feld «Bezeichnung» keinen Platz mehr hatte, oder muss ich die ganze Modulbezeichnung nochmals schreiben?
Antwort: Im Feld «Bezeichnung» können nur 40 Zeichen eingegeben werden. Falls diese 40 Zeichen für den Bezeichnungstext nicht ausreichen, kann die Beschreibung im Feld «Erweiterung Veranst.text» eingegeben werden.
In diesen Fällen muss die vollständige Bezeichnung in diesem Feld erfasst werden. Der Inhalt dieses Feldes wird - sofern es ausgefüllt ist - publiziert. Wenn nichts drin steht, wird der Inhalt des Feldes «Bezeichnung» publiziert. Wenn nur ein Teil der Modulbezeichnung im Feld «Erweiterung Veranst.text» steht, wird auch nur dieser Teil publiziert.
Falls im 40 Zeichen umfassenden Feld «Bezeichnung» nicht die ganze Bezeichnung Platz hat, geben Sie dort eine abgekürzte Fassung ein. Es ist sinnvoll, eine Bezeichnung im Feld «Bezeichnung» einzugeben, da beim Arbeiten in SAP nur diese Zeile ersichtlich ist und nicht der erweiterte Veranstaltungstext. Wenn bei mehreren Veranstaltungen keine Bezeichnung steht, ist es schwierig, den richtigen Datensatz zu finden.
Frage: Ich kann bei mir auf dem Bildschirm in der Liste der Studienmodule (SM) nicht ganz nach unten scrollen. Wie kann ich das ändern?
Antwort: Es kann sein, dass die Einstellung des SAP-Fensters nicht für Ihren Bildschirm konfiguriert ist, das Fenster für Ihren Bildschirm also zu gross ist und Sie es deshalb verkleinern müssen. In diesem Fall ist nicht mehr die ganze Breite des Fensters sichtbar.
Lösen können Sie dieses Problem, indem Sie entweder mit den Tasten Page up/Page down arbeiten oder das Rädchen an der Maus betätigen, nachdem Sie irgendwo in die Liste hineingeklickt haben.
Weniger empfehlenswert:
Mit dem Scrollbalken, der auf der rechten Seite sichtbar ist, können Sie nicht in der Liste der SM herunterscrollen. Scrollen Sie dafür mit dem horizontalen Scrollbalken ganz nach rechts (Scrollbalken unterhalb der Liste), bis Sie ans Ende der Seite gelangen. Auf der rechten Seite erscheint nun ein zweiter Scrollbalken innerhalb des Bereichs der Liste, mit dem Sie in der Liste herumscrollen können.
Frage: Was bedeuten die Optionen «in Katalog» und «buchbar» im Studienmodul (SM) und muss ich diese Optionen markieren?
Antwort: Die Option «in Katalog» steuert die Publikation im Web. Es bedeutet, dass das betreffende Studienmodul (SM) publiziert wird und somit im Internet ersichtlich ist. Die Option muss markiert werden.
Die Option «buchbar» wird für die Buchung des SM im Web verwendet. Bei den ECTS- bzw. bolognakonformen Studiengängen müssen sich die Studierenden bei Semesterbeginn via Online-Self-Service für die Module und Veranstaltungen anmelden. Dafür muss diese Option markiert sein, da andernfalls das Modul nicht im Online-Self-Service erscheint.
Frage: Können mehrere Veranstaltungen (E) parallel an einen Veranstaltungstypen (D) angehängt werden oder muss pro E ein D erfasst werden?
Antwort: Es können mehrere Veranstaltungen an ein D angehängt werden, sofern diese miteinander identisch sind, d.h. wenn es sich um parallele Veranstaltungen handelt, z.B. eine Übung, bei der die Teilnehmenden in verschiedene Gruppen eingeteilt werden, oder eine Vorlesung mit dazugehöriger Übung.
Bei identischen Veranstaltungen ist es wichtig, die verschiedenen Gruppen im Veranstaltungstitel zu kennzeichnen (z.B. Laborgruppe I, Laborgruppe II usw.), damit die Gruppen unterschieden und gebucht werden können.
Wenn die Veranstaltungen (E) nicht identisch sind, müssen verschiedene D angelegt werden.
Frage: Was passiert mit den mit einem SM verknüpften D, wenn ich das betreffende SM kopiere (Anlegen mit Vorlage)?
Antwort: Wenn Sie ein SM mit der Funktion «Anlegen mit Vorlage» kopieren, werden sämtliche Verknüpfungen mitkopiert, also auch die Verknüpfungen zu Veranstaltungstypen (D).
Beachten Sie hierbei unbedingt, dass im Modulkatalog diese verknüpften D unterhalb von jedem SM erscheinen, mit dem sie verknüpft sind. Es handelt sich jedoch dabei physisch gesehen stets um ein und dasselbe Objekt. Löschen Sie also nicht die D unterhalb der SM, unter denen diese D zu unrecht erscheinen, sondern bloss die Verknüpfung zwischen den SM und den D.
Auf dem Printscreen sehen Sie zwei verschiedene SM, unter denen je ein und dasselbe D erscheint. Dass es sich dabei um das gleiche D handelt, erkennen Sie eindeutig an der Objekt-ID des D.
Frage: Wieso sehe ich im Modulkatalog das Symbol mit dem Kalender «Modul wird angeboten» nicht, obwohl das Studienmodul zum betreffenden Semester erfasst wurde?
Antwort: Das Kalender-Symbol «Modul wird angeboten» wird bei einem Studienmodul (SM) nur angezeigt, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:
Frage: Welche Ressourcen (Personal, Räume, Beamer usw.) kann bzw. muss ich direkt via SAP SLCM disponieren?
Antwort: Folgende Ressourcen sind direkt via SAP SLCM zu disponieren:
Alle anderen Ressourcen, d.h. Räume aus dem allgemeinen Lehrbereich, Beamer und sonstiges technisches Equipment sind nicht via SAP SLCM zu disponieren bzw. zu bestellen.
Zentral verwaltete Räume, welche für Lehrveranstaltungen gewünscht werden, müssen aber von den Fachreferentinnen und Fachreferenten via SAP SLCM bestellt werden.
Was das Verknüpfen von institutseigenen Räumen mit Veranstaltungen betrifft, so sind die Berechtigungen so eingestellt, dass Sie bloss die Räume Ihres eigenen Instituts mit Veranstaltungen verknüpfen können. Verknüpfungen zu Räumen anderer Institute oder Organisationseinheiten erlaubt das SAP-System nur, wenn Sie von der Applikationsbetreuerin oder vom Applikationsbetreuer auf bewilligten Antrag über Ihre SLCM-Betreuerin oder -Betreuer hin explizit dafür berechtigt wurden.
Frage: Was ist ein Ressourcentyp? Weshalb gibt es mehrere Personen-Ressourcentypen?
Antwort: Ein Ressourcentyp ist eine Zusammenfassung von Ressourcen. Für die Semesterplanung der Universität Zürich werden personelle Ressourcen (Objekttyp P für Personen) und Raum-Ressourcen (Objekttyp G für Räume) unterschieden. Raum-Ressourcentypen werden im SAP-System der Universität Zürich dafür benutzt, um Räume des gleichen Instituts (bzw. Organisationseinheit wie Seminar, Klinik, Fakultät) zu gruppieren.
Auf einem Veranstaltungstyp kann dann im SAP-System durch die Angabe des entsprechenden Raum-Ressourcentyps definiert werden, welche Räume für die Zuordnung zu einer Veranstaltung in Frage kommen (wird kein Ressourcentyp angegeben, so kann der Veranstaltung kein Raum zugeordnet werden).
Auch für die Zuordnung von Personen zu einer Veranstaltung muss ein Ressourcentyp angegeben werden. Der Personen-Ressourcentyp umfasst alle Personen (nicht abhängig von ihrer Zuordnung zu einer Organisationseinheit). Pro Fakultät wurden mehrere Personen-Ressourcentypen angelegt, weil bei der Zuordnung eines Ressourcentyps auf ein SLCM-Objekt des Objekttyps D (Veranstaltungstyp) der entsprechende Ressourcentyp für gleichzeitige Zuordnung auf andere D-Objekte gesperrt wird. Ist ein Personen-Ressourcentyp gesperrt, soll einfach auf einen anderen Personen-Ressourcentypen zur gleichen Fakultät ausgewichen werden.
Frage: Wie kann ich ein Excel-File aus der Stundenplanliste ZCM_STPL (Liste «Stundenpläne zur Überprüfung der Semesterplanung») erstellen?
Antwort: Das Excel-File kann aus dieser Liste nicht wie sonst üblich mit dem Button «Ansicht Microsoft Excel» heruntergeladen werden.
Das Excel-File muss über das Menü Liste -> Exportieren -> Tabellenkalkulation erstellt werden.
Vorgehen beim Exportieren:
